Privacy policy

Laatste update: 3 juni 2024

Wie zijn we?
Identiteit en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke
Onze website is: https://www.insitely.eu
Deze privacy policy is van toepassing op alle persoonsgegevens die verwerkt worden op deze website. Wij hechten veel belang aan uw privacy en vinden het belangrijk dat uw persoonsgegevens steeds met de nodige zorg en vertrouwelijkheid worden behandeld.

Volgende partijen treden als verwerkingsverantwoordelijken op bij de verwerking van uw persoonsgegevens:

De aanbieder van het overkoepelende platform waarvan deze website gebruikmaakt:
INSITELY BV, met zetel te Hoefijzerlaan 6, 8450 Bredene, met ondernemingsnummer BTW BE 0716.657.081;

Voor verdere vragen of opmerkingen in verband met de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens kan u ons steeds contacteren, hetzij per e-mail naar [e-mail adres van de klant voor privacyvragen] of per post.

Wat betekent “persoonsgegevens verwerken”?
Het verwerken van persoonsgegevens (hierna “gegevens”) omvat elke verwerking van gegevens die u als natuurlijke persoon kunnen identificeren. Over welke gegevens het gaat, leest u in deze Privacy Policy. Het begrip ‘verwerken’ is zeer ruim en dekt onder andere het verzamelen, bewaren, gebruiken van uw gegevens, of het delen hiervan met derden.

Welke gegevens verwerken wij?
Hieronder verduidelijken wij welke gegevens de aanbieder van deze website en eventuele rechtstreeks gelinkte belanghebbenden (zoals fysieke kantoren, buitenlandse filialen…) van u kunnen verwerken:

Hoofdactiviteit
Voor onze marketingdoeleinden verwerken we van onze klanten en van prospecten mogelijks onderstaande gegevens. De verwerkingsverantwoordelijke van deze berichten is steeds ofwel het verkooppunt, ofwel het overkoepelende platform. Deze specifieke onderneming treedt op als enige verwerkingsverantwoordelijke voor deze berichten. Volgende gegevens kunnen hierbij betrokken zijn:

• Elektronische identificatie- en gebruiksgegevens (bv. IP-adres, browsertype, locatiegegevens);
• Contactgegevens, sociale media gegevens via onze sociale media profielen, voorkeuren, bijvoorbeeld met betrekking tot uw interesses of de specifieke nieuwsbrieven die u wenst te ontvangen.
• Feedback, testimonials en promotionele content zoals foto’s en video’s (bv. reviews, NPS-score);
• Actie- of evenementgerelateerde gegevens (bv. inschrijving of inzending, verloop evenement of uitkomst actie, …).
• Dienstverleners

Van onze dienstverleners verwerken wij mogelijk onderstaande gegevens:

• Elektronische identificatie- en gebruiksgegevens (bv. IP-adres, browsertype, locatiegegevens);
• Identificatiegegevens;
• Contactgegevens (bv. naam, voornaam, adres, e-mailadres, etc.);
• Contactgeschiedenis (bv. e-mailberichten, berichten verstuurd via webformulieren, etc.);
• Contractuele gegevens (bv. bedrijfsnaam, adres, BTW-nummer, overeenkomst, etc.);
• Betalings- en facturatiegegevens (bv. betaalkaartgegevens, facturen, etc.);
• Aftersales, feedback, testimonials, en promotionele content zoals foto’s en video’s (bv. beoordelingen en ervaringen in verband met onze (samen)werking, testimonials, citaten, aanwezigheid op evenementen, etc.).
• Kandidaat-medewerkers

Voor welke doeleinden verwerken wij uw gegevens?
Wij verwerken uw gegevens voor de hieronder beschreven doeleinden en verzamelen en verwerken niet meer en geen andere soorten gegevens dan deze die nodig zijn voor deze doeleinden.

Operationele doeleinden
Wij verwerken gegevens voor bijvoorbeeld de optimalisatie van onze website; statistische doeleinden en marktonderzoek; om onze diensten gebruiksvriendelijk te houden; het beantwoorden van uw vraag.

Zakelijke doeleinden
Wij verwerken bijvoorbeeld gegevens in het kader van onze hoofdactiviteit, zoals om de gevraagde dienst te leveren zoals het bezorgen van de bestelde goederen; om met u te communiceren over onze dienstverlening en de levering van uw bestelde producten; om u te informeren over ons beleid, algemene voorwaarden en gebruiksvoorwaarden; om de relaties met onze potentiële en bestaande contactpersonen en partners te ontwikkelen en te beheren.

Commerciële doeleinden
Wij verwerken gegevens voor bijvoorbeeld het toesturen van marketingcommunicatie per e-mail; voor het verzenden van nieuwsbrieven; of om uw inschrijving op evenementen of acties te registreren en verwerken.

Juridische of wettelijke doeleinden
Wij verwerken gegevens voor juridische redenen en procedures, bijvoorbeeld om te voldoen aan wetgeving en overheidsbevelen; of om te kunnen voldoen aan onze interne en externe auditeisen, informatieveiligheid of ter bescherming of uitvoering van onze rechten, privacy, veiligheid of eigendom of die van andere personen.

Op basis van welke verwerkingsgronden verwerken wij uw gegevens?
Wij verwerken uw gegevens enkel voor zover gebaseerd op één van de verwerkingsgronden die worden opgesomd in de GDPR, zoals hierna weergegeven.

Wettelijke verplichting
Bepaalde gegevens worden door ons verwerkt om te voldoen aan wettelijke of reglementaire verplichtingen die op ons rusten. Bijvoorbeeld in het kader van fiscale en boekhoudkundige verplichtingen of op het gebied van gegevensbescherming.

Noodzakelijk voor de totstandkoming / uitvoering van een overeenkomst
Bepaalde gegevens worden door ons verwerkt omdat het noodzakelijk is voor het aangaan, uitvoeren of beëindigen van een overeenkomst met u als betrokkene. Bijvoorbeeld voor het contacteren, inplannen, reageren op een verzoek of opvragen van informatie in het kader van het aangaan van een contractuele relatie met ons, maar ook de effectieve uitvoering van de contractuele opdracht in het kader van onze hoofdactiviteit, teneinde u onze dienstverlening te kunnen verschaffen, en ten einde de levering van onze producten mogelijk te maken via het netwerk van leveranciers waarop wij via Connect+ een beroep kunnen doen.

Gerechtvaardigd belang
Bepaalde gegevens worden door ons verwerkt op basis van ons gerechtvaardigd belang die in specifieke gevallen zwaarder weegt dan enig mogelijk nadeel voor uw rechten. Bijvoorbeeld voor het promoten van onze activiteiten voor commerciële doeleinden aan onze bestaande klanten; het verbeteren van de kwaliteit van onze dienstverlening; het opleiden van medewerkers en het evalueren en bijhouden van gegevens en statistieken die betrekking hebben op onze activiteiten, in de ruime zin; het bewaren en gebruiken van bewijsmateriaal in het kader van aansprakelijkheid, procedures of geschillen en met het oogpunt op archivering van de activiteiten; en het garanderen van de veiligheid, zowel online op onze website als in onze winkel.

Toestemming
Bepaalde gegevens worden door ons verwerkt op basis van uw toestemming. Bijvoorbeeld voor het promoten van onze activiteiten naar niet-klanten; het gebruik van bepaalde analytische of marketing cookies; het plaatsen van foto’s of andere publicaties die persoonsgegevens bevatten op onze website en onze pagina’s op sociale mediakanalen.

Oorsprong van de gegevens
De meeste gegevens die wij verwerken van u hebben we ook rechtstreeks van u verkregen. Binnen het kader van onze dienstverlening is het mogelijk dat wij gegevens van u verkrijgen via externe dienstverleners of openbare bronnen.

Met wie delen wij uw gegevens?
Wij geven uw gegevens niet door aan derden, tenzij wanneer dit strikt noodzakelijk is in het licht van hogervermelde doeleinden, of indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Mits expliciete toestemming geven we uw gegevens door aan deelnemende retailers.

Tussen de verschillende verwerkingsverantwoordelijken kunnen gegevens gedeeld worden.

Waar nodig doen wij een beroep op externe dienstverleners (verwerkers), ter ondersteuning van onze operationele doeleinden zoals het beheer of de hosting van onze website en IT-systemen. Deze externe dienstverleners voeren desgevallend bepaalde verwerkingen van gegevens uit namens ons. Wij zullen uw gegevens slechts delen met deze externe dienstverleners in de mate dat dit nodig is voor het desbetreffende doel. De gegevens mogen door hen niet voor andere doeleinden worden gebruikt.

Concreet heeft dit tot gevolg dat wij uw gegevens, voor zover relevant in uw situatie, met de volgende derden delen voor de volgende doeleinden, waarbij deze derden in bepaalde gevallen optreden als verwerkers namens ons:

• Postbedrijven, transport- en bezorgbedrijven indien wij u iets moeten toezenden per post;
• Betalingsdienstverleners indien wij betalingen van u ontvangen, of omgekeerd;
• Externe vertegenwoordigers en consultants of enige andere partijen die betrokken zijn in het kader van onze hoofd- of nevenactiviteiten;
• Ondernemingen die ons bijstaan bij het promoten van onze activiteiten op basis van de e-mailadressen, postadressen, of telefoonnummers van onze klanten;
• De verwerkers die ons op IT-gebied bijstaan bij het uitbaten van onze organisatie, met het oog op een veilig en efficiënt digitaal gegevensbeheer binnen onze organisatie;
• Overheidsorganen, gerechtelijke instanties en beoefenaars van gereglementeerde beroepen zoals boekhouders en advocaten, met het oog op de naleving van onze wettelijke verplichtingen en verdediging van onze belangen, voor zover vereist.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld of worden verwerkt. Aangezien de termijn waarvoor de gegevens kunnen worden bijgehouden afhangt van de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld, kan de opslagperiode in elke situatie variëren. Soms zal specifieke wetgeving ons verplichten de gegevens bij te houden voor een bepaalde periode. Onze bewaartermijnen zijn steeds gebaseerd op wettelijke vereisten en een afweging van uw rechten en verwachtingen met hetgeen nuttig en nodig is voor het vervullen van de doeleinden. Na afloop van de bewaartermijn worden uw gegevens gewist of geanonimiseerd.

Waar bewaren wij uw gegevens en hoe worden deze beschermd?
Wij voorzien passende veiligheidsmaatregelen op technisch en organisatorisch vlak, om binnen het kader van onze activiteiten de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de onbevoegde toegang of onrechtmatige kennisgeving aan derden te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

Daarnaast hebben wij er ook aandacht voor dat de verwerkers op wie wij beroep doen eveneens passende veiligheidsmaatregelen treffen om risico’s op incidenten zo veel als mogelijk te beperken.

Wij streven ernaar om de gegevens die wij verwerken zoveel als mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Indien uw gegevens bij het gebruik van specifieke diensten of softwaretools, buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt worden, zal dit uitsluitend gebeuren in/naar landen waarvan de Europese Commissie heeft bevestigd dat ze een passend beschermingsniveau van uw gegevens waarborgen, of zullen er passende waarborgen getroffen worden, zoals standard contractual clauses afgesloten worden om de rechtmatige verwerking van uw gegevens in deze derde landen te verzekeren

Wat zijn uw rechten?
U beschikt over diverse rechten met betrekking tot de gegevens die wij van u verwerken. Indien u een beroep wenst te doen op één van de hiernavolgende rechten, gelieve onze GDPR-verantwoordelijke te contacteren via de contactgegevens opgenomen onder de eerste titel van deze Privacy Policy. In punt 3 van deze privacy policy is opgenomen wie als de verwerkingsverantwoordelijke aanzien kan worden voor welke specifieke verwerking. Gelieve hiermee rekening te willen houden bij het uitoefenen van uw rechten. Indien het uitgeoefende recht (eveneens) betrekking heeft op een andere verwerkingsverantwoordelijk dan deze waarbij u uw rechten uitoefent (een specifiek verkooppunt of overkoepelend platform) kunnen de gegevens met deze verwerkingsverantwoordelijke gedeeld worden om uw aanvraag zo goed als mogelijk te beantwoorden.

Recht van inzage en kopie
U heeft het recht om uw gegevens in te zien en hiervan een kopie te krijgen. Onder dit recht valt ook de mogelijkheid om verdere inlichtingen te vragen omtrent de verwerking van uw gegevens, onder meer wat betreft de categorieën van gegevens die van u verwerkt worden en voor welke doeleinden dit gebeurt.

Recht van aanpassing of rectificatie
U heeft het recht om uw gegevens te laten aanpassen indien u meent dat wij beschikken over onjuiste gegevens.

Recht van gegevensuitwissing (recht op vergetelheid)
U heeft het recht om te vragen dat wij uw gegevens zonder onredelijke vertraging wissen. Wij zullen echter niet altijd in staat zijn om een dergelijk verzoek in te willigen, onder meer wanneer wij de gegevens nog nodig hebben in functie van een lopende overeenkomst, of wanneer het bijhouden van bepaalde van uw gegevens gedurende een bepaalde termijn wettelijk verplicht is.

Recht op beperking van verwerking
U heeft het recht om de verwerking van uw gegevens te beperken. Op die manier wordt de verwerking tijdelijk stopgezet tot er bijvoorbeeld zekerheid is over de juistheid ervan.

Recht op het intrekken van uw toestemming
Wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming (dan heeft u het recht om deze toestemming op elk moment terug in te trekken door ons te contacteren. Voor marketingberichten die u via e-mail van ons ontvangt op basis van uw toestemming, kan u deze toestemming eenvoudig intrekken door op de uitschrijflink te klikken onderaan een dergelijk bericht.

Recht van bezwaar
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens die is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang. Dit dient te gebeuren op basis van specifieke met uw situatie verband houdende redenen. U kan eveneens bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens ten behoeve van direct marketing. Bij marketingberichten per e-mail zal steeds een opt-out voorzien zijn.

Recht op overdraagbaarheid
U heeft het recht om uw gegevens die u zelf aan ons verstrekt heeft met uw toestemming of in uitvoering van een overeenkomst, in elektronische vorm te verkrijgen. Op die manier kunnen ze makkelijk aan een andere organisatie worden overgedragen. U heeft bovendien het recht om ons te verzoeken om uw gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie, indien dit technisch mogelijk is.

Recht om klacht in te dienen bij uw toezichthoudende autoriteit
Indien u van mening zou zijn dat wij uw gegevens op een onjuiste manier verwerken, beschikt u steeds over het recht om een klacht in te dienen bij uw toezichthoudende autoriteit op het gebied van gegevensbescherming.

Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
contact@apd-gba.be